Aalborg-eventchef får advarsel for brug af kommunens kreditkort

AALBORG: En ekstern revisionsundersøgelse fra Deloitte viser, at der på kommunens eventområde har været en meget mangelfuld dokumentationspraksis og generel manglende opmærksomhed på godkendelsesprocedurer. Revisionen har nu ført til, at eventchef Søren Thorst har modtaget en advarsel for ikke at have fulgt procedurer og forretningsgange ved brugen af kommunens mastercard, oplyser kommunen.

"Herudover er det aftalt, at Søren Thorst i to tilfælde, hvor forplejningen ved repræsentationsmøder har været højere, end hvad man har vurderet ville være rimeligt, tilbagebetaler de afholdte udgifter," skriver kommunen og konkluderer, at spørgsmålet om det personalemæssige aspekt af sagen dermed er afgjort.

Søren Thorst oplyser, at han har taget advarslen til efterretning og i øvrigt ikke har yderligere bemærkninger til sagen. 

Også kritik af udvalg

Efter forelæggelse af undersøgelsen mandag udtaler et udvidet økonomiudvalg kritik af økonomi- og erhvervsudvalgets håndtering af dokumentation og godkendelse af udgifter på kommunale kreditkort, oplyser kommunen.

- Vi har nu fået et dækkende billede af eventområdet, og jeg er meget ked af situationen, som er dybt beklagelig og kritisabel. Jeg tager naturligvis afstand fra, at dokumentationen har været mangelfuld, hvilket bare ikke er godt nok, siger borgmester Thomas Kastrup-Larsen (S).

Revisionsfirmaet Deloittes eftersyn viser også, at der har været en arbejdsmetode og kultur, hvor niveauet og omfanget for pleje af samarbejdsrelationer og repræsentation ikke har fulgt med tiden.

- Derfor giver vi revisionen medhold i kritikken, og vi går med det samme i gang med at få præciseret retningslinjerne med udgangspunkt i anbefalingerne for god adfærd i det offentlige, som er udarbejdet af staten, Danske Regioner og KL. Derudover vil vi sikre, at de medarbejdere, der har brug for et kommunalt Mastercard for at kunne løse deres opgaver, har indgående kendskab til reglerne for dokumentation og godkendelse, siger Thomas Kastrup-Larsen.

Kompetenceplan for ansvaret

Der skal nu også udarbejdes en såkaldt kompetencefordelingsplan, der beskriver ansvarsfordelingen mellem Økonomiudvalget og forvaltningen. Planen skal sikre et opdateret grundlag og en opdateret ramme for arbejdet med markedsføring og events i Økonomi og Erhverv.

Planen får udgangspunkt i følgende punkter:

• Økonomiudvalget skal godkende udgifter på 50.000 kr. og derover til markedsføring, events m.v., dog således, at der for nogle opgavetyper efter konkret politisk beslutning kan delegeres yderligere kompetence til forvaltningen.
• Markedsføringsaftaler godkendes i Økonomiudvalget forud for indgåelse.
• Aalborg Events skal kvartalsvis fremlægge statusregnskab inklusive oversigt over betalinger over 50.000 kr. i forbindelse med større events med særskilt budgetramme.

Når fordelingsplanen er lavet, vil det udvidede økonomiudvalget vurdere, om der er behov for at opdatere målsætninger og indhold i kommunens eventstrategi, så den afspejler de politiske ønsker på området.

Serviceeftersynet 

• Et enigt Økonomiudvalg besluttede på et møde den 24. oktober 2022 at vurdere tilgangen til eventområdet i Aalborg Kommune i samarbejde med kommunens revision.
• Eftersynet har dækket kommunens interne retningslinjer for anvendelse af Mastercards, kravene til bilagsdokumentation og ledelsesgodkendelse.
• Gennemgangen er foretaget af revisionen Deloitte med fokus på tre områder: Forretningsgang for anvendelse af kreditkort. Rejse- og befordringsgodtgørelse ved rejser. Godkendelsesprocedure i Økonomi og Erhverv for køb på Mastercard - kreditkort.
• Revisionen har også gennemgået posteringer for at vurdere, om bilagsmaterialet er i overensstemmelse med Aalborg Kommunes retningslinjer.

Kilde: Aalborg Kommune.