Digital robot har flyttet næsten en million dokumenter i Roskilde

ROSKILDE: I 2022 foretog Roskilde Kommune en større digital systemudskifting. Alle kommunens sager og dokumenter skulle overføres til et nyt system. Til det brugte de et nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). Omkring 50.000 sager lå forkert, hvor hver sag havde ca. 900.000 dokumenter tilknyttet, og de skulle flyttes over på et nyt system, skriver kommunen.

Roskildes digitaliseringsafdeling gik så igang med at udvikle robot-løsningen. Den blev sat i gang i midten af juli 2023, og den 23. oktober midt om natten havde robotten flyttet de næsten en million sager og dokumenter. 

- Vi fik genoprettet adgangen til de mange sager og dokumenter noget hurtigere, end et menneske kunne gøre. Og robotten udfører en opgave, som samtidig er hamrende ensformig. Så kan medarbejderne jo i stedet fokusere på noget, der er mere interessant og spændende og fagligt stimulerende, siger Rune Stæhr, som er teamleder i digitaliseringsafdeling.

Kan komme alle kommuner til gode

For overhovedet at kunne lave robot-løsningen skulle kommunen af leverandøren have adgang til ESDH-systemets såkaldte API, der lidt simpelt kan beskrives som en særlig bagdør til systemets data, der arbejder noget hurtigere end i den såkaldte brugergrænseflade, som alle almindelige brugere har adgang igennem.

Den adgang til API'en fik Roskilde som test-kommune på vegne af Digitalisering Sjælland (DIGIT). ESDH-systemet er nemlig anskaffet som fællesindkøb i samarbejde med 10 andre kommuner, så man kan udnytte stordriftsfordele, ligesom eventuelle fremskridt og innovationer kan komme alle kommuner til gode i det digitale samarbejde.

Erfaringerne fra arbejdet med løsningen kan deles med de øvrige kommuner i DIGIT-samarbejdet.

apo