Danske øer hjælper hinanden via video

Ved at gå sammen kan de hjælpe hinanden gennem en til tider kompliceret og omfattende proces. Og samarbejdet forgår også noget utraditionelt, nemlig via videokonferencer, da ø'erne ligger fysisk langt fra hinanden, oplyser KMD, der leverer programmet.

- At indføre et nyt omfattende administrativt it-system som en lille kommune kan hurtigt give anledning til panderynker. Det var derfor helt oplagt for os at gå sammen med nogle andre kommuner, der ligner os - og på den måde kan vi hjælpe hinanden, fortæller Mette Udsen, økonomichef i Fanø Kommune.

- Sammen med de andre får vi en størrelse, hvor vi kan forene vores ressourcer og få nogle af de stordriftsfordele, som de større kommuner har. Vi får bl.a. en bredere pallette af kompetencer, forklarer kommunaldirektør Jørgen Christiansen fra Langeland Kommune.

I de store kommuner bemandes projektgrupper og arbejdsgrupper med flere eksperter fra de respektive fagområder som økonomi, regnskab, løn, personale mv. I kommuner som Ærø og Langeland er det et noget andet set-up, da der typisk kun er en enkelt eller to medarbejdere, der har den nødvendige viden og arbejder med flere områder på en gang.

- At kunne dele erfaringer og vende opgaver med ligesindede kan være afgørende for, om man får en succesfuld implementering af et stort it-program. Ved at være sammen med de andre kommuner, så har de enkelte medarbejdere en gruppe, de kan sparre med og hente input fra og dele erfaringer med. Vi har jo de samme komplekse opgaver, som de største kommuner har. Der er bare nullerne til forskel på tallene, forklarer Mette Udsen.

Tre dage om et møde
- Et møde på en tirsdag kan eksempelvis medføre for min kollega på Læsø, at de skal tage færgen mandag og først være tilbage onsdag, hvis det er ude for sæsonen og der ikke er så mange færger. For os andre er det mindre problematisk, men stadig en større rejse. Så der er helt oplagt mere effektivt at mødes over video. Man har jo heller ikke transportudgifterne, så i sidste ende sparer det en masse ressourcer siger Mette Udsen.

Ikke kun kommunerne ser mange fordele i samarbejdet. Også hos KMD er der stor tilfredshed med den unikke samarbejdsform. Normalt kører store it-implementeringer i de respektive kommuner hver for sig.

- Vi oplevede lige fra starten en stor meget stor vilje fra kommunernes side til at køre projektet i fællesskab. For os har det været en ny måde at skulle arbejde på, og det er ikke noget, vi før har mødt i det kommunale landskab. Selvom det har krævet lidt tilvænning fra os alle sammen, så har det været utrolig fordelagtigt for alle parter, og det er klart en model, der kan anbefales til lignende projekter, siger projektchef i KMD, Rie Heindahl.

ka