SYDDJURS: En egenudviklet digital procesmotor sorterer og distribuerer nu over 70 pct. af den fysiske post til kommunens centrale adresser. Dermed spares rigtig mange timers manuel poståbning, sortering og intern fordeling.
Hver dag sender mellem 100 og 300 borgere fysisk post til en af kommunens centrale adresser. Alle disse henvendelser skal sendes videre til den rette afdeling, der kan behandle og besvare. Det betød tidligere, at flere medarbejdere skulle læse henvendelser og vurdere, hvor i organisationen, de hører hjemme - og det tager tid.
Procesmotoren er udviklet i open source i OS2-fællesskabet, hvilket betyder, at den frit kan deles og udvikles med andre kommuner.
Afdelingsleder for Digitalisering, Jon Badstue Pedersen, forklarer:
- Vi har siden 2007 kørt med fuld central intern scanning af alle breve samt haft stort fokus på kvaliteten af sagsdannelsen. I den proces brugte vi naturligvis også meget energi på at sikre, at posten blev skannet til de rigtige afdelinger, og den systematik har vi kunnet bruge i den nye løsningsarkitektur.
Den del af løsningen, han hentyder til, er Syddjurs' egenudviklede digitale procesmotor kaldes Syddjurs' I/O-manager (input/output) og er et værktøj til at autoopmærke henvendelser med emne samt håndtere fordelingsregler og i nogle tilfælde automatisk journalisere dem.
Ikke flere fejl
Hvis en henvendelse f.eks. indeholder termen 'fritagelse fra Digital Post for borgere' vil Syddjurs' I/O-manager automatisk journalisere den på en ny sag i den rette afdeling i Borgerservice, ligesom ordene 'ansøgning' og 'carport' vil sende den direkte til Team Byggeri.
- Den digitale motor vil aldrig være fejlfri, men det er den manuelle behandling heller ikke. Vi har været i gang i få måneder og har allerede fået løftet 70 pct. af opgaven væk og oplever ikke flere fejl end tidligere, lyder det.
De næste skridt i udviklingen af Syddjurs' I/O-manager, er at den også skal stå for at sortere, distribuere og journalisere indgående mails, selvbetjeningsblanketter og digital post fra Borger.dk og Virk.dk.
Nyheder er værd at betale for
Tekst, grafik, billeder, lyd og andet indhold på dette website er beskyttet efter lov om ophavsret. DK Medier forbeholder sig alle rettigheder til indholdet, herunder retten til at udnytte indholdet med henblik på tekst- og datamining, jf. ophavsretslovens §11 b og DSM-direktivets artikel 4.
Kunder med IP-aftale/Storkundeaftaler må kun dele DK Indkøbs artikler internt til brug for behandling af konkrete sager. Ved deling af konkrete sager forstås journalisering, arkivering eller lignende.
Kunder med personligt abonnement/login må ikke dele DK Indkøbs artikler med personer, der ikke selv har et personligt abonnement på DK Indkøb
Afvigelse af ovenstående kræver skriftlig tilsagn fra DK Medier.
