Først en god nyhed: Der er masser af muligheder for at øge gevinsterne ved offentlige udbud, og det kan gøres let og simpelt i et samarbejde mellem udbyder og virksomheder.
Og så en dårlig nyhed: Deltagelse i offentlige udbud er ved at blive en alvorlig belastning for private aktører. Seks ud af ti vareleverandører mener ifølge en undersøgelse fra DI Handel, at de aldrig har brugt så mange ressourcer som nu; primært fordi udbudsmaterialet er fyldt med uklare eller fejlbehæftede kravsspecifikationer.
Det betyder dels, at der spildes tid på afklaring efterfølgende, men mange eksempler viser også, at fejl i udbudsmateriale kan føre til valg af forkerte løsninger eller annullering af udbuddet og dermed endnu flere spildte ressourcer for begge parter.
Det kan være specifikke krav til mængden af kaffe pr. pose eller skruer pr. æske, der ikke passer med det, som markedet kan tilbyde og dermed medfører, at kun få eller en enkelt leverandør kan byde på opgaven. Det kan være udbud, som er struktureret på en måde, som ingen byder finder attraktiv og dermed ender som en fiasko. Og det kan være materiale, som er fyldt med henvisninger til produktkategorier, som er udgået eller har fået andre betegnelser.
Konsekvenserne kan være alvorlige for både offentlige og private aktører. Resultatet er tab af potentielle gevinster, spild af ressourcer og løsningsmodeller, der aldrig kommer i spil. Ingen af parterne har råd til at lade det fortsætte. Derfor appellerer vi til at søge en fælles løsning.
Tag dialogen alvorligt
Nøglen til en løsning ligger i den indledende dialog: Inden udbudsprocessen påbegyndes. Her er det vigtigt, at dialogen bruges som et aktivt redskab og ikke som formalia, der bare skal overstås.
Ved at arbejde konstruktivt med en indledende dialog mellem udbyder og markedet, vil offentlige aktører i samspil med private leverandører kunne sikre sig større overblik og viden, som klæder dem langt bedre på til den forestående udbudsproces. Både til udarbejdelsen af kravspecifikationerne og det endelige valg af leverandør.
Den indledende dialog er vigtig for at sikre, at kravsspecifikationerne tager udgangspunkt i hvad, der rent faktisk findes af løsninger og produkter på markedet, hvilke nye teknologiske muligheder, der måtte have set dagens lys og dermed, reelt kan lade sig gøre.
For de private aktører vil dialogen give mulighed for at stille spørgsmål og opnå et klart indtryk af, hvilke forventninger og behov, der er i spil. Dermed bliver også de klædt bedre på til det kommende udbud, og vil kunne byde ind med løsningsforslag, der langt mere præcist tager højde for de forhold og sammenhænge, det skal fungere i. Det stiller krav til de private leverandører om at være proaktive og byde konstruktivt ind over for udbyderne.
Større gevinster
Forebyggelse af de problemer, der i dag plager de offentlige udbud er imidlertid ikke den eneste grund til, at en indledende dialog bør indgå som en fast del af udbudsprocessen.
Erfaringer med en åben uforpligtende dialogform før udbud viser, at det løfter det innovative niveau: Flere bud, flere idéer og flere muligheder bliver bragt i spil og fungerer som en samlet driver imod en bedre og mere kvalificeret løsningsmodel.
Det er gevinster, hverken offentlige eller private aktører har råd til at forbigå.
Branchedirektør, DI Handel, Lars William Wesch, og adm. direktør, Processio ApS, Casper Helbo-Nielsen
Tekst, grafik, billeder, lyd og andet indhold på dette website er beskyttet efter lov om ophavsret. DK Medier forbeholder sig alle rettigheder til indholdet, herunder retten til at udnytte indholdet med henblik på tekst- og datamining, jf. ophavsretslovens §11 b og DSM-direktivets artikel 4.
Kunder med IP-aftale/Storkundeaftaler må kun dele DK Indkøbs artikler internt til brug for behandling af konkrete sager. Ved deling af konkrete sager forstås journalisering, arkivering eller lignende.
Kunder med personligt abonnement/login må ikke dele DK Indkøbs artikler med personer, der ikke selv har et personligt abonnement på DK Indkøb
Afvigelse af ovenstående kræver skriftlig tilsagn fra DK Medier.
