Kommuner drukner i Word-skabeloner

AALBORG / AABENRAA: Mens nogle kommuner for flere år siden begyndte at skære ned på antallet af skabeloner, som anvendes til at svare borgerne med, bakser flere kommuner stadig med at nedbringe antallet. I Aabenraa er man gået fra 8000 unikke skabeloner til seks, mens man i Aalborg har bragt det totale antal ned til godt 850 fordelt over de forskellige forvaltninger. Det skriver Version2. Skabeloner - som ofte er i Word-format - anvendes til intern kommunikation og kommunikation mellem institutioner, kommune og borgere. Især de kommuner, der er resultatet af sammenlægningerne tilbage i 2007, har oplevet problemet med mange skabeloner.

I Aalborg skal de 850 skabeloner opdateres en ad gangen, når der sker ændringer på det område, skabelonen drejer sig om. Det er forskelligt, hvem der opdaterer skabelonerne og i enkelte forvaltninger er det en enkelt person, der har ansvaret.

I Aabenraa var det et stort arbejde at opdatere skabelonerne. Hver gang en institution eller forvaltning skiftede navn eller logo, eller hvis der kom en ny bekendtgørelse, skulle man manuelt rette i den pågældende skabelon. Der påbegyndtes derfor en oprydningsproces for tre år siden. Dengang blev kommunen præsenteret for en løsning, der kunne reducere antallet af skabeloner til en god håndfuld. Løsningen leveres af et eksternt firma og koster 27.000 kr. om året. I stedet for 8000 individuelle skabeloner har Aabenraa Kommune nu seks basisskabeloner, som automatisk importerer information. Herefter indsættes de standardfraser, brevet skal indeholde.

dc