Ny it afskaffer trivielt og manuelt arbejde

SILKEBORG: Silkeborg Kommune har 800 ventilationsanlæg. Det betyder minimum 800 årlige servicerapporter, der alle havner i ingeniør Lars Thygesens indbakke hen over året og gennemgås og arkiveres. Trivielt, manuelt arbejde. Og hvad værre er: Kun hver tiende rapport kræver yderligere handling.

Tidligere tog hver institution sig af sin egen rapport. Men siden afdelingen Ejendomme  har overtaget opgaven, fylder den voldsomt på timebudgettet. Medarbejderne bruger en del timer hver måned på at læse og arkivere rapporterne.

- Jeg tænkte, at det må kunne gøres på en bedre og enklere måde. Jeg vil gerne have et intelligent system, så kun rapporter, der kræver handling, kommer frem til os. Andre rapporter skal bare arkiveres automatisk, siger Lars Thygesen.

Starter fra bunden
Lars Thygesen undersøgte markedet; men det system, han skulle bruge, fandtes ikke. Der var ikke andet for end at starte fra bunden. Det har han gjort sammen med Silkeborg-virksomheden SoAlive, som er udvikler og rådgiver på det konkrete projekt.

- Vi starter med ventilationsanlæg, men planen er at gå videre med eksempelvis elevatorer, skydedøre, naturgaskedler og brandalarmer. Når systemet er fuldt implementeret, forventer jeg, at der kan spares mindst 25 timers trivielt arbejde om måneden. Disse timer kan medarbejderne i stedet bruge på aktiviteter, som skaber værdi, siger han.

Projektet er vokset til også at omfatte en online-database med alle oplysninger om hvert eneste anlæg. Det er meningen, at de eksterne leverandører af servicerapporter skal lægge oplysninger ind efter hvert serviceeftersyn. Det skaber et overblik, hvilket eksempelvis medarbejderne i Teknisk Service kommer til at nyde godt af.

Andre kommuner med
Lars Thygesen besluttede sig for at undersøge, om andre kommuner har de samme problemer og samme ønsker om at få dem løst. Han kontaktede derfor Silkeborg Kommunes samarbejdspartnere i fælles-kommunalt udbudssamarbejde. Og ganske rigtigt: Aarhus, Herning, Vejle og Fredericia Kommuner har valgt at gå med i projektet.

- Der er sund fornuft i at deles om udgifterne. Dette er bestemt en god forretning for de involverede kommuner, når man ser på investeringen og den forventede besparelse, som effektiviseringen giver, siger Lars Thygesen.

Han forventer, at de fem kommuner vil være klar til at sætte den del af projektet, som omfatter ventilationsanlæggene, i drift i begyndelsen af oktober.

ka