ESBJERG: Ligesom så mange andre kommuner landet over har Esbjerg haft udfordringer i at digitalisere al sagsbehandling i kommunen. Nu skal et program levereret af software-firmaet Formpipe kvalitetssikre måden, data bliver behandlet på.
Programmet skal samtidig også gøre det nemmere for kommunen at imødekomme kravene fra EU's persondataforordning, der træder i kraft i maj 2018.
Systemet hjælper medarbejderne til at forbedre deres datakvalitet og sikre at ingen følsomme personoplysninger slipper ud. Det sker ved, at programmet indhenter oplysninger fra kommunens nuværende ESDH-system - elektronisk sags- og dokumentshåndtering.
Med programmets 30 regler kan det konstant gemmengå, om sagsbehandlere bl.a. efterlader åbne filer med følsomme oplysninger, og derefter beder programmet om at ændre det. Regelsættet kan dog tilpasses og udvides efter kommunens behov.
En stor omvæltning, men det hele værd
Ifølge Henriette Spang Sørense, ESDH-konsulent i Esbjerg Kommune, er det en udfordring at få systemet op at køre, men er det hele værd, og man kan i kommunen mærke en markant forskel efter implementeringen af programmet.
- Vi har valgt at gå all-in og justere systemet fuldstændig til os. Det har krævet stor indsigt i egne processer, arbejdsgange og behov, for aktivt at kunne tage stilling til, hvilke konkrete regler vi har brug for i netop vores organisation, siger hun til Formpipes 'Quality Control' og fortsætter:
- Men den store forberedelse kan bestemt svare sig for os. Vi får et langt større udbytte af systemet, og har samtidig fået en helt unik indsigt i vores egne processer og arbejdsgange, som vi bestemt kan bruge fremover.
På en måned gik antallet af tilfælde, hvor systemet har fundet CPR-numre i dokumenter, der er markeret åben for aktindsigt, fra 471 til 54. Antallet af aktive sager, hvor en part er død, var på 221, men er nu bragt ned på fire.
Indtil videre er der 22 kommuner, der benytter sig af Formpipe Kvalitetskontrol.
Virksomheden forventer, at ved årets udgang vil antallet stige til 30 kommuner.
Formpipe Kvalitetskontrol fungerer til alle platforme, systemer og databaser, og er udviklet til at kunne lægge sig oven på alle ESDH-systemer.
sl
Tekst, grafik, billeder, lyd og andet indhold på dette website er beskyttet efter lov om ophavsret. DK Medier forbeholder sig alle rettigheder til indholdet, herunder retten til at udnytte indholdet med henblik på tekst- og datamining, jf. ophavsretslovens §11 b og DSM-direktivets artikel 4.
Kunder med IP-aftale/Storkundeaftaler må kun dele DK Indkøbs artikler internt til brug for behandling af konkrete sager. Ved deling af konkrete sager forstås journalisering, arkivering eller lignende.
Kunder med personligt abonnement/login må ikke dele DK Indkøbs artikler med personer, der ikke selv har et personligt abonnement på DK Indkøb
Afvigelse af ovenstående kræver skriftlig tilsagn fra DK Medier.
