Hver år foretager den danske stat alene digitale indkøb for ca. 16 mia. kr., og en væsentlig del af disse sker i form af udbud. Dertil kommer alle de digitale indkøb, som regioner og kommuner foretager. Derfor skal der være godt styr på processerne i forbindelse med disse indkøb.
Derfor har Dansk IT sammen med Dansk Industri, IT-Branchen, Dansk Erhverv og Danske IT-Advokater netop udgivet "Kodeks for det gode udbud", som indeholder 20 principper for og anbefalinger til effektive og værdiskabende indkøb af digitaliseringsydelser.
"Det er en kendsgerning, at en række større statslige it-projekter i de seneste år er kørt af sporet i forhold til den oprindelige plan og business case. Og det er sandsynligt, at flere af disse afsporinger kan føres tilbage til mangelfulde eller uhensigtsmæssige udbud", lyder det i en pressemeddelelse fra Dansk IT om motivationen for udgivelsen af de tyve principper.
Principperne skal hjælpe med at optimere forbedre offentlige udbud, og bygger udover erfaringer fra de brancheorganisationerne bag udgivelsen også på inputs fra række statslige styrelser og aktører.
Det nye Kodeks for det gode udbud er udarbejdet som opfølgning på rapporten ”Statens udbudspraksis på digitaliseringsområdet – hvordan øges værdien af digitale investeringer”, der blev udgivet af Dansk IT i 2020, og skal ses i sammenhæng med ”Kodeks for det gode kunde-leverandørsamarbejde” fra 2016.
amp
De 20 principper kan læses i boksen herunder:
I Kodeks for det gode udbud udrulles 20 principper for og anbefalinger til effektive og værdiskabende indkøb af digitaliseringsydelser. De er baseret på de fem målsætninger:
a) Transaktionsomkostninger og procestid skal være værdiskabende.
b) Hensynet til udbuds-compliance må ikke overskygge hensynet til forretningsbehov.
c) Proaktiv risikohåndtering skal erstatte en udbredt nulfejlskultur.
d) Det gode kunde-leverandørsamarbejde skal være en win-win.
e) Udbudsprocessen skal bidrage til udvikling og læring.
Med dette afsæt anbefales følgende 20 principper, lyder det:
Den gode forberedelse
1. Få styr på det strategiske fundament og tag de kritiske valg up-front.
2. Vær opdateret om løsninger og leverandører gennem løbende markedsovervågning og -dialog.
3. Kortlæg tidligt de kritiske risici og skab så vidt muligt et fælles risikobillede.
4. Prøv noget af – og begynd med at blive klogere.
5. Sørg for at topledelsen tager ejerskab, og forretningsledelsen involveres fra start.
Den gode vej gennem udbudsprocessen.
Valg af udbudsform og -proces
6. Vælg en udbudsform, der i høj grad baseres på stillingtagen til egen modenhed og kapabilitet.
7. Giv plads til dialog og afklaringer med en åben og offensiv tilgang til at dele viden.
8. Work smarter, not harder – en god udbudsproces er fokuseret uden at være presset.
9. Brug eksterne rådgivere med omtanke – så de også bidrager til egen kompetenceudvikling.
Kravspecifikation og udvælgelseskriterier
10. Hold fokus på slutbrugernes behov og løsningens anvendelighed.
11. Gå først efter det simple og giv plads til leverandørens viden, idéer og afprøvet teknologi.
12. Hav i udvælgelse af leverandører fokus på minimering af reelle risici med få og relevante mindste krav.
Tildelingskriterier og evaluering
13. Giv plads til sund fornuft og ledelsesmæssige prioriteringer – baseret på et argumenteret og dokumenteret grundlag.
14. Tildel prisen mindre vægt, jo mere kompleks, løsningen er.
15. Sørg for at evalueringsmodellen sikrer stor validitet og transparens.
16. Evaluer og læg vægt på leverandørens oplæg til risikohåndtering med afsæt i et fælles og formidlet risikobillede.
17. Evaluer og læg vægt på leverandørens oplæg til sikring af effektive processer og det gode samarbejde – og herunder på forståelsen af kundens organisation og situation.
Den gode opfølgning
18. Sørg for at både kunde og leverandør sikres en relevant og passende evaluering og tilbagemelding.
19. Vær opmærksom på sammenhængen mellem udbuddet og den efterfølgende kontraktindgåelse.
20. Lad klager være sidste udvej og tag fælles ansvar for den gode proces.
Kilde: Dansk IT
Tekst, grafik, billeder, lyd og andet indhold på dette website er beskyttet efter lov om ophavsret. DK Medier forbeholder sig alle rettigheder til indholdet, herunder retten til at udnytte indholdet med henblik på tekst- og datamining, jf. ophavsretslovens §11 b og DSM-direktivets artikel 4.
Kunder med IP-aftale/Storkundeaftaler må kun dele DK Indkøbs artikler internt til brug for behandling af konkrete sager. Ved deling af konkrete sager forstås journalisering, arkivering eller lignende.
Kunder med personligt abonnement/login må ikke dele DK Indkøbs artikler med personer, der ikke selv har et personligt abonnement på DK Indkøb
Afvigelse af ovenstående kræver skriftlig tilsagn fra DK Medier.
