Odense&Co i stram snor

ODENSE: ’Odense&Co har overtrådt offentlighedsloven, udbetalt uberettigede repræsentationsudgifter, glemt at journalisere vigtige dokumenter og manglet styr på, hvad kommunen fik for pengene,' hedder det i evalueringen af Odense&Co, der er et partnerskab mellem Odense Kommune, det private erhvervsliv og offentlige institutioner.

Evalueringen, som stadsdirektør Stefan Birkebjerg som øverste ansvarlig har foranlediget, blev i går forelagt økonomiudvalget til orientering, og både borgmester Anker Boye (S) og rådmand Brian Skov Nielsen (EL) har stadig tillid til den nuværende stadsdirektør, hvis ansvar det er at håndtere problemerne.

Det gør bl.a., at de syv klare anbefalinger i evalueringen til Odense&Co, nu skal følges skarpt og i stram snor samt afrapporteres om senest et halvt år til stadsdirektøren.

Problemer er der nok af. Evalueringen viser, at en væsentlig årsag til problemerne har været, at Odense&Co med vilje er tænkt som en organisation, der ikke skulle hvile for meget på tunge kommunale traditioner. Odense&Co har haft syv chefer på tre år pga. ledelsesmæssige samarbejdsproblemer, massive trivselsproblemer og en mangelfuld kommunal kultur.

- Evalueringen har været længe planlagt. Den falder så noget uheldigt sammen med sagen om Sting/Paul Simon koncerten. Det var ikke heldigt. Det har gjort, at der har været en del blæst i den seneste uge om Odense&Co, så derfor skal orienteringen til økonomiudvalget ses som en samlet fremstilling af evalueringen, siger stadsdirektør Stefan Birkebjerg.

Han understreger, at en af de vigtige ting, da de skabte Odense&Co i sin tid var, at man ville skabe en skæv og anderledes struktur og med folk, der var anderledes og kreative.

- Det viste sig for den dokumentariske del og i forhold til noter og journalisering, at de ikke helt opfyldte den del i kommunal regi, fordi de ikke havde fokus på det. Det har udvalget taget til efterretning, siger han og uddyber:

- Kritikken går jo meget på den første del af perioden – mange ting er rettet op nu og går egentlig godt.

Ildsprudlende og højtflyvende
At man fra kommunens side fra starten havde tænkt, at Odense&Co skulle være kreative, ildsprudlende, igangsættere med en højtflyvende og anderledes tankegang  gjorde, at man derfor skulle rekruttere nye folk, som slet ikke var en del af systemet i forvejen.

- Nu kan vi se af evalueringen, at de har haft  svært ved at passe ind i kommunale regelkrav og journalisering. En sådan skæv afdeling passer ikke ret godt ind i kommunale regulativer, fastslår Stefan Birkebjerg.

Han mener, at de som kommune ikke været gode nok til at tage imod disse kreative kræfter og give dem plads og støtte dem i det kommunale landskab.

Tænke sig godt om
Den vigtigste lære for stadsdirektøren er, at han og de, der arbejder i det kommunale til dagligt, skal tænke sig godt om, hvis man vil have en enhed, der er helt anderledes.

- Vi skal ikke undervurdere det, men bruge tid og kræfter på at integrere det i organisationen. Det er andre krav, der stilles, siger Stefan Birkebjerg.

Generelt er han og kommunen tilfreds med, at Odense&Co har fået byen på landkortet inden for events, festivaler, robotteknologi og droner. Han pointerer, at han inden for et halvt år skal have rapportering og orientering om de syv anbefalinger, som er linet op i evalueringen.

Fakta – Overordnet evaluering af Odense&Co fra januar 2014 – juli 2016

Konklusion
Evalueringen af Odense&Co efterlader ikke nogen tvivl om, at der på en række områder kan udtales væsentlig kritik.

I den forbindelse må det bemærkes, at der med den markante vækstsatsning og etableringen af Odense&Co blev skabt en – i kommunale sammenhænge – ny konstruktion og et nyt opgaveområde. Der har derfor været behov for at opbygge en række erfaringer undervejs, før der har kunne etableres passende og nødvendige procedurer og retningslinjer for udmøntningen af vækstmidlerne.

De væsentligste kritikpunkter, der kan udtales for Odense&Co er særligt:
- Manglende fokus på effektmåling af de tidligste indsatser i Odense&Co.
- Mangel på faste procedurer og kriterier for tildeling af vækstmidler i den første fase.
- Manglende opfølgning på indgåede aftaler og deraf ikke optimal udnyttelse af vækstmidlerne – særligt i den første fase.
- Manglende fokus på videndeling på tværs af Odense&Co.
- Manglende fokus på overholdelse af forvaltningsmæssige/forvaltningsretlige principper samt interne retningslinjer i Odense Kommune – særligt i den første fase.
- Ikke tilstrækkeligt fokus på trivselsudfordringer i Odense&Co.
- Mangel på og stor udskiftning på chefposter.

Tiltag fra 2015
I Odense&Co og i linjeledelsen i Borgmesterforvaltningen er man løbende blevet opmærksom på ovenstående kritikpunkter. I den forbindelse er der fra medio/efteråret 2015 igangsat en række tiltag, der alle har til formål  at adressere de nævnte kritikpunkter. Det drejer sig særligt om følgende:

- Indførelse af procedurer, der sikrer, at effektmåling så vidt muligt tænkes ind allerede i forbindelse med, at det besluttes at igangsætte eller finansiere aktiviteter.
- Indførelse af faste procedurer og kriterier, der skal sikre, at vækstmidlerne investeres i de projekter/indsatser, der skaber mest mulig effekt.
- Udarbejdelse af kontrakter og sponsoraftaler, der tjener som et styringsværktøj i relationen mellem Odense&Co og eksterne parter.
- Indskærpelse af kravet om at overholde retlige principper og interne retningslinjer i Odense Kommune.
- Øget ledelsesfokus.

Læs hele evalueringen inklusiv de syv anbefalinger her