Rigsarkivet vil fremtidssikre arkiverne med ny it

‘Der var en gang, det er en gammel sang.’

Sådan begynder en julekalender om nisser på Rigsarkivet, som er kendt blandt de fleste børn. Men denne gang er det ikke nisser, der har været på spil og lavet ravage på Rigsarkivet. Det er til gengæld Rigsarkivets eget it-system, som er udarbejdet til at bevare store mængder data fra offentlige myndigheder.

Det kan være alt fra dokumenter fra fagsystemer til alt indhold fra ét system. Dataene er bevaringsværdige, men udskiftning fra én it-infrastuktur til en anden risikerer at sætte de offentlige myndigheder i en klemme, hvor de bliver nødt til at holde fast i data, som de ifølge databeskyttelsesloven slet ikke må ligge inde med.

- Hvis myndighederne ikke kan komme af med det materiale, der skal slettes ifølge lovgivningen, men som de samtidig ikke må slette, før vi har kvalitetssikret et eksemplar, så kan myndighederne komme i klemme. Både i forhold til databeskyttelsesloven, men også i forhold til deres omkostninger til at holde liv i gamle, udfasede systemer og den slags ting, siger Jan Dalsten Sørensen til Version2.

Han er områdeleder for digital bevaring og oparbejdning i Rigsarkivet. Og over for dknyt uddyber han via mail, hvorfor det er så nødvendigt med ny it på arkivet.

Han ser blandt andet et stort effektiviseringspotentiale i forhold til at forbedre den proces, Rigsarkivet skal igennem, når man her modtager og bevarer digitale arkivalier.

- Samtidig skal det løbende sikres, at data kan modtages, kvalitetssikres og bevares inden for en rimelig tid, hvilket kræver fortsat videreudvikling.

- Rigsarkivet er pt. blandt de bedste i verden til langtidsbevaring og vil gerne blive ved med at være i front – også om 5, 10 og 20 år. Derfor prioriterer vi at få sat Rigsarkivets nye projekt på dagsordenen nu for at sikre, at vi også fremadrettet kan løfte vores opgaver på en professionel og omkostningseffektiv måde, lyder det fra Jan Dalsten Sørensen. 

Hjemmestrik
Rigsarkivet har siden 1973 indsamlet digitale dokumenter, som er værd at bevare for eftertiden. Derfor er det system, som Rigsarkivet har anvendt, gradvist blevet bygget op hen over årene. Nogle dele står Rigsarkivets egen udviklingsafdeling for. Andre er købt ude i byen.

- Det nye system, som vi skal se på, er ikke sådan et system man lige kan hive ned fra hylden, men der findes forskellige kommercielle produktionssystemer, som formentlig kan indgå i den samlede løsning. Det er noget af det, som projektet skal afklare. Vi skal bl.a. gennemføre en behovsafdækning og en efterfølgende markedsundersøgelse for at vurdere mulighederne for brug af standardsystemer, skriver Jan Dalsten Sørensen i sin mail til dknyt.

Han tør endnu ikke spå om, hvilke yderligere konsekvenser, udskiftningen af it hos Rigsarkivet får for de offentlige myndigheder, som sender data til Rigsarkivet:

- Det er for tidligt at sige noget om, da projektet jo ikke er startet endnu, og der derfor heller ikke er nogen konkrete bud på, præcis hvilke dele af modtagelses- og bevaringsprocessen, som skal understøttes på en ny måde.

Ingen hyldevarer
Og det er ganske rigtigt, at det nye system ikke sådan lige kan hives ned fra hylden. Det skyldes den proces til bevarelse af digitale dokumenter, som Rigsarkivet arbejder ud fra.

Nu bliver det nørdet, så hold godt fast: For det første skal myndighederne før aflevering sikre sig, at der er tale om de rigtige formater og den korrekte kvalitet. Derudover er det selvfølgelig også et krav, at det, der afleveres, overhovedet er bevaringsværdigt.

For det andet skal Rigsarkivets ansatte kontrollere, om de data, der bliver indleveret, lever op til kravene og kan godkendes.

Og for det tredje, skal der produceres eksemplarer på LTO-bånd, der skal laves et eksemplar på Blu-ray, og der skal sendes et eksemplar til Det Kongelige Bibliotek, som samler alt under pligtafleveringen. Og først da må myndighederne slette de eksemplarer af dataen, som de ligger inde med.

dknyt har fået aktindsigt i den projektplan og den businesscase, som Rigsarkivet har udarbejdet i forbindelse med omskiftningen fra det nuværende system og til det nye. Og selvom meget endnu ikke er afgjort, ved vi, at omskiftningen løber frem til 2022, og at man forventer, at Rigsarkivets egen udviklingsafdeling kommer på arbejde. 

Jan Dalsten Sørensen er områdeleder for digital bevaring og oparbejdning i Rigsarkivet. Han er også formand for den europæiske organisation DLM Forum, en sammenslutning af bl.a. nationalarkiver, konsulenter og it-virksomheder, som arbejder med informationshåndtering og digital bevaring.