Udbud: Delte meninger om god stil på afslag

47 pct. af en række offentlige ordregivere oplever, at de har givet meget specifikke begrundelser for, hvorfor de forbigåede tilbudsgivere under et udbud fik afslag, mens det for tilbudsgiverne derimod kun er 16 pct., der har den oplevelse.

Den oplysning er én blandt mange i en ny analyse, hvor Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde sætter fokus på den danske udbudskultur. Analysen viser, at hovedparten af offentlige ordregivere og private tilbudsgivere har en god udbudskultur på de fleste områder - og peger samtidig på, at bl.a. bedre dialog og mere innovation kan forbedre udbudskulturen yderligere.

Ordregiverne, der har deltaget i undersøgelsen, oplyser, at de i langt de fleste tilfælde indhenter nye oplysninger hos leverandører om markedet, nye produkter og de tekniske løsninger, som markedet kan tilbyde forud for udbudsprocessen. Det giver dem et bedre billede af, hvad markedet kan tilbyde og gør dem i stand til at lave bedre udbudsmaterialer. I næsten alle tilfælde er omkostningerne ved at indhente oplysningerne derfor ifølge ordregiverne selv givet godt ud.

Et andet elementer i en god udbudskultur er, at ordregivere giver tilbudsgivere gode tilbagemeldinger om tildelingsbeslutningen. De forbigåede tilbudsgivere har bl.a. en stor interesse i at få oplyst, hvorfor de ikke vandt opgaven, så de kan forbedre deres tilbud til næste gang.

Den nye analyse viser, at 47 pct. af ordregiverne oplever, at de har givet meget specifikke begrundelser for, hvorfor de forbigåede tilbudsgivere fik afslag, hvor det for tilbudsgiverne kun er 16 pct., der har den oplevelse. Dermed er der rum for at gøre mere ud af processerne om afslag til tilbudsgiverne, konkluderer analysen.

Plads til mere innovation
Analysen tager også temperaturen på omfanget af innovation i forbindelse med udbud. Analysen viser, at selvom en del ordregivere åbner op for, at tilbudsgivere kan byde ind med innovative løsninger i forskelligt omfang, så er der plads til forbedringer på dette område. Specielt hvis man spørger tilbudsgiverne. Innovationsfremmende udbud kan være en fordel for ordregivere, da det kan bidrage til at udvikle nye løsninger og effektivisere opgaveløsningen. Det kan både føre til bedre service og reduktion af omkostningerne i den offentlige sektor.

Sammenlagt svarer 46 pct. af ordregiverne, som har deltaget i undersøgelsen, at de i udbudsmaterialet i forskelligt omfang gav plads til, at tilbudsgivere kunne byde ind med nye, smartere løsninger. Størstedelen af tilbudsgiverne i undersøgelsen svarer, at de i forbindelse med det seneste udbud, de afgav tilbud på, gerne ville og mener at have grundlag for at kunne byde ind med nye, smartere løsninger, hvis der i udbudsmaterialet havde været givet plads til det. Men hele to ud af tre tilbudsgivere svarer, at de stort set ikke eller slet ikke får mulighed for at byde ind med innovative løsninger.

Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde offentliggør sammen med analysen et nyt værktøj, som anviser veje til en god udbudskultur. Værktøjet har to dele - én rettet mod offentlige ordregivere og én rettet mod private tilbudsgivere. Værktøjet giver gode råd til, hvordan eksempelvis dialog kan gribes an i forbindelse med udbud. Se værktøjet på rops.dk.