DK Nyt
Kommunen.dk
DK Havenergi
DK Vindkraft
DK Social
DK Sundhed
DK Teknik
DK Økonomi
DK Job

Skanderborg tester tidsbestiling på rådhuset

80 pct. af alle telefonopkald kommer om formiddagen, så frem til oktober lukker telefonerne om eftermiddagen
16. DEC 2015 11.51

SKANDERBORG: Fra første januar kan skanderborgensere ringe og aftale en tid i stedet for at møde op uanmeldt på kommunen. Det skal give en mere effektiv udnyttelse af ressourcerne og en bedre service. Samtidig er de almindelige åbningstider ændret. Det samme er tidsrummet, hvor telefonerne er åbne, lyder det fra kommunen.

De nye åbningstider og muligheden for booking introduceres i første omgang i en testperiode frem til oktober, hvor borgeren f.eks. kan ringe og aftale en tid til at få nyt pas i stedet for at møde op uanmeldt og håbe på, at køen ikke er for lang i Borgerservice. Samtidig er de almindelige åbningstider, hvor man kan komme ind fra gaden, reduceret med nogle timer ugentligt.

- Borgerne undgår unødig ventetid, de kan få bedre service, fordi vi er forberedt på, at de kommer. Og medarbejderne kan samtidig tilrettelægge og udnytte arbejdstiden langt bedre, fortæller Kenni Sørensen, digitaliseringschef.

De nye åbnings- og telefontider er baseret på omfattende målinger af det fysiske fremmøde og de telefoniske henvendelser, som kommunen får i dag.

- Vi kan blandt andet se, at mere end 80 pct. af indkomne opkald på vores største områder kommer mellem kl. 9 og 13, så det kan ikke betale sig at bruge ressourcer på at have telefonerne åbne på alle eftermiddage. Omvendt fanger vi 60 pct. af de forgæves opkald ved at åbne telefonerne kl. 9 i stedet for kl. 10, siger Kenni Sørensen.

Flere modeller i spil
Behovet for borgerkontakt varierer fra område til område. De nye åbningstider og muligheden for at booke møder gælder for områderne Ældre & Handicap, Beskæftigelse & Sundhed samt Kultur, Borgere & Planlægning, som rummer borgerservice.

Børn & Unge og Teknik & Miljø har kun meget få uanmeldte henvendelser og har derfor valgt, at det skal være obligatorisk at booke en tid, hvis man ønsker at få behandlet en sag eller andet, der ikke kan afklares hurtigt over telefonen. På de to områder skal borgere derfor fremover ringe mellem 8.30 og 9.30 for at aftale en tid.

- Behovet for direkte kontakt er blevet mindre hos Børn & Unge samt Teknik & Miljø. Eksempelvis finder næsten halvdelen af borgerne deres egen byggesag på nettet, og hele 97 pct. skriver selv deres barn op i daginstitution eller skole uden at være i kontakt med en medarbejder. Derfor har de to områder valgt helt at afskaffe den almindelige åbningstid, men til gengæld tilbyde booking. Telefontiden indskrænkes til en time dagligt, fortæller Kenni Sørensen, der forventer, at det vil give den enkelte medarbejder mere ro til at løse sine arbejdsopgaver og mødes med borgere, som har booket en aftale.

Vagttelefonen hos Børn & Unge har stadig åbent døgnet rundt, så borgere, der oplever bekymring for et barns trivsel, altid kan komme i dialog med fagsekretariatet.