Intern rapport afslører manglende dokumentation i forvaltning

ODENSE: Det har været mere end almindeligt svært for Odense Kommune at finde svar på, hvad der egentlig er sket i sagen om det tidligere mangeårigt byrådsmedlem Tina Bue Frandsen.

Det fremgår af en intern rapport fra Odense Kommune om forløbet, som dknyt har gennemgået.

Sagen handler blandt andet om en mulig sammenblanding af private og kommunale interesser, inhabilitet og konsulentkøb, men Odense Kommune har haft så mange mangler i dokumentationen og rod i bl.a. ansættelsesaftaler og konsulentaftaler, at rapporten i flere tilfælde konstaterer, at det ikke er muligt at undersøge forholdene til bunds.

Tina Bue Frandsen har haft tre ansættelser i kommunen som henholdsvis institutionsleder, U Teori Konsulent i forretningsudvikling i borgmesterforvaltningen og som kontorchef i den kommunale kursusenhed Phønix. I et af tilfældene mangler der et CV på det tidligere byrådsmedlem i forbindelse med ansættelse. 

Rapporten fastslår, at der ved Tina Bue Frandsens ansættelse i borgmesterforvaltningen er indgået en aftale om bibeskæftigelse, men at der er uklarhed over aftalen, for 'det nærmere indhold kan ikke fastlægges'.

Ingen skriftlige aftaler
Den manglende klarhed er central, fordi rapporten ellers havde til hensigt at klarlægge, hvorvidt Tina Bue Frandsen handlede ulovligt i forhold til sin bibeskæftigelse under ansættelsen i kommunen, da hun blandt andet indkøbte kurser fra et firma, som hun selv var en del af.

I stedet bliver det nu overdraget til Politiet og Ankestyrelsen. 

Rapporten konkluderer dog, at Tina Bue Frandsen bibeskæftigelse som akademichef hos en privat virksomhed ikke var 'forenelig' med jobbet hos Phønix.

Om Tina Bue Frandsens første af flere bibeskæftigelser står der, at 'der foreligger ingen skriftlige aftaler vedrørende denne bibeskæftigelse eller lignende i personalemappen':

'På den baggrund må det lægges til grund, at der blev indgået en aftale om bibeskæftigelse inden for nogle fastsatte rammer. Der ses ikke at være foretaget en personalejuridisk vurdering af bibeskæftigelsen, og indholdet af aftalen kan ikke konkretiseres yderligere, idet der ikke foreligger en skriftlig aftale', lyder det.

Selv har den tidligere kommunalt ansatte ellers to gange påstået, at der har været forhold i hendes kontrakt, som har fungeret på en bestemt måde og som er blevet accepteret af kommunen, men det har rapporten ikke kunnet konkludere noget om, fordi der ikke foreligger skriftligt materiale på det.

'Særdeles kritisabelt'
Rapporten konstaterer, at der i kursusenheden Phønix, der hører under Odense Kommune, ikke har været nogen egentlig journaliseringspraksis, og at det må anses for at være 'særdeles kritisabelt.'

Heriblandt er der i rapporten et eksempel på en konference, hvor der hverken findes dokumentation for faktureringen af både eksterne og interne deltagere, og hvor 'deltagerlister, materiale mv. i forbindelse med konferencen ses ikke at være journaliseret i Odense Kommunes journalsystemer'.

Et andet eksempel er afregningen af fire eksterne konsulenter, der var ansat ved Phønix i kommunen i en periode, og som angiveligt skulle have indgået aftale om eksterne deltageres vederlagsfrie deltagelse i kurser. Den aftale er heller ikke journaliseret.

Eksterne deltagere er i de fleste tilfælde registreret som interne deltagere og derfor til intern pris, og det skulle angiveligt være clearet med juridisk afdeling. Men samtidig fastslår rapporten, at der i den forbindelse ikke findes skriftlig dokumentation for en sådan aftale eller clearing.

Heller ikke konsulenternes ansættelse findes i systemerne.

'Det vides derfor ikke præcis, hvornår kontrakterne er indgået', lyder det blandt andet. Ligeledes kan det heller ikke endeligt afdækkes, om nogle netværksmøder - også arrangeret og betalt af Phønix - er afholdt i 2014.

Da Tina Bue Frandsen i denne periode var kontorchef i Phønix har hun haft det overordnede ansvar for kursusenhedens journaliseringspraksis.

Sår tvivl om de ansvarlige
Anderledes forholder det sig i forhold til de kursusindkøb, som blev foretaget i den virksomhed, hvor Tina Bue Frandsen var tilknyttet - for undersøgelsen kan ikke afdække, hvem der har indkøbt de pågældende ydelser i perioden 2011-2013.

'Som det fremgår af undersøgelsen, var den tidligere medarbejder (Tina Bue Frandsen, red.) ikke budgetansvarlig, da vedkommende var ansat som Teori U Konsulent i Odense Kommune. Den tidligere medarbejder havde derfor ikke kompetence til at træffe endelig beslutning om indkøb. På den baggrund lægger Odense Kommune til grund, at den tidligere medarbejder - i det omfang vedkommende har deltaget i indkøb af de pågældende ydelser - må have handlet efter instruktion fra en overordnet'.

Til sidst vurderes det dog, at 'de faktuelle forhold, der er afdækket i forbindelse med undersøgelsen, ikke er sædvanlig praksis blandt ledere i Odense Kommune'.

Ifølge rapporten er der således ikke grund til at lave organisatoriske eller systematiske ændringer i kommunens håndtering af driften af medarbejder- og ledelsesudvikling.

Tina Bue Frandsen blev torsdag politianmeldt som en konsekvens af rapporten.