København strammer nu op - og skal skrive mere ned - ved advokatydelser

KØBENHAVN: To næsten enslydende fakturaer førte i sommer til to interne undersøgelser af Teknik- og Miljøforvaltningens praksis for advokatbistand, og de er nu klar, oplyser forvaltningen, der har strammet op om, hvordan der bestilles advokatydelser. Teknik- og miljøcheferne skal blive bedre til at skrive op, hvad de aftaler med advokaterne - og journalisere aftalen. 

Forvaltningen blev i juli opmærksom på, at advokatfirmaet Nielsen Nørager med få måneders mellemrum havde udstedt to forskellige fakturaer til to forskellige afdelinger i forvaltningen, hvor leverancerne stort set var enslydende, men beløbene forskellige. Den første undersøgelse om de to specifikke fakturaer lå klar i august.

Den anden skulle give et billede af, hvordan det mere generelt står til og foregik med stikprøver af i alt 1.028 fakturaer fra 2016 til medio 2019, hvor 65 fakturaer fra 29 forskellige leverandører blev tjekket.

Stikprøveundersøgelsen viser at:

• forvaltningen har fået de ydelser, forvaltningen har betalt for
• fakturateksten er i overensstemmelse med den aftalte ydelse
• fakturaerne - med to undtagelser - er betalt inden for samme regnskabsperiode, som ydelsen er leveret
• forvaltningen i utilstrækkeligt omfang har dokumenteret mundtlige aftaler med eksterne advokater

- Undersøgelsen viser desværre, at vi har haft en generel udfordring med notat- og journaliseringspligten, når vi bestiller advokatydelser. Vi skal blive bedre til at skrive, hvad vi aftaler med advokaterne og journalisere aftalen. Det tager vi alvorligt, og vi er i fuld gang med at rette op. I august blev vores procedure for bestilling af advokatydelser revideret, og reglerne indskærpet, siger administrerende direktør i Teknik- og Miljøforvaltningen Søren Wille.

- Ingen i forvaltningen, som arbejder med indkøb af ekstern advokatbistand, bør være i tvivl om, at vi har fået en ny forretningsgang. Jeg er derfor sikker på, at vi fremover får styr på både vores journalisering, dokumentation af mundtlige aftaler og overholdelse af vores kasseregulativ, og jeg vurderer på den baggrund, at der ikke er brug for yderligere stramninger på området, siger han.

Der er også indarbejdet en øget notat- og journaliseringspraksis i den nye rammeaftale om advokatbistand i sager om entreprise- og udbudsret på anlægs- og bygningsområdet, som Teknik- og Miljøforvaltningen sammen med Økonomiforvaltningen er ved at indgå. Praksis bliver, at alle bestillinger fremover skal ske gennem en bestillingsseddel, som skal journaliseres på sagen. Rammeaftalen skal træde i kraft den 2. januar 2020. 

ka